ERP je pre väčší e-shop nevyhnutný základ, ale účtovníctvom to väčšinou nekončí. Keď do hry vstúpia dobierky, bankové pohyby alebo automatizácia faktúr, ukáže sa, že samotné ERP nestačí. Preto je dôležité doplniť ho o ďalšie nástroje a integrácie, ktoré firme ušetria desiatky hodín práce mesačne. Ako na to? Jan Šrubař z poradenskej spoločnosti TPA sa špecializuje na účtovníctvo e-shopov a denne sa stretáva s majiteľmi, ktorí riešia rovnaké problémy – od dobierok cez faktúry až po reporting. Spýtali sme sa ho, čo sa v zákulisí účtovníctva e-shopov najčastejšie deje a ako to riešiť.
.png.aspx "tpa-(2).png")
Prečo samotný ERP systém nezabezpečí plne automatizované účtovníctvo?
ERP síce zvládne veľa vecí, ale s rastúcim počtom objednávok sa ukážu slabé miesta. Typickým príkladom sú dobierky. Každý dopravca posiela prehľad v inom formáte a často e-mailom. Účtovník potom hodiny ručne páruje platby, a ak dopravca urobí chybu, zistíte to až po týždňoch. Preto ERP (v našom prípade ABRA Flexi) priamo prepájame s dopravcami a majiteľ e-shopu vidí v reálnom čase, čo bolo vyplatené a čo nie.
Ktoré ďalšie účtovné procesy bývajú pre e-shopy najväčšou záťažou?
Typicky prijaté faktúry a účtenky. Mnoho účtovníkov ich stále prepisuje ručne. U malého e-shopu to ešte ide, ale ak máte stovky dokladov, sú to hodiny nudnej práce a častý zdroj chýb. Preto používame nástroje ako Doklado alebo Digitoo, ktoré faktúry automaticky načítavajú, a zároveň nastavujeme aj párovanie platieb s bankou. Tým sa účtovník zbaví rutiny a môže sa sústrediť na podstatnejšiu prácu. Tiež pre e-shopára je tento spôsob pohodlnejší, pretože môže účtenky jednoducho odfotiť v mobilnej aplikácii, uložiť a k nám na zaúčtovanie už dorazia automaticky.
Čo reporting?
Reporting je podľa mňa kľúčová pridaná hodnota našej služby. Mnoho e-shopárov dostane výstupy od účtovníčky súhrnne za predchádzajúci mesiac až v polovici ďalšieho mesiaca, čo je v e-commerce takmer nepoužiteľné. Rozhodujete sa potom každý deň bez relevantných podkladov, často čisto pocitovo. Preto klientom vytvárame interaktívny reporting, kde vidia marže, náklady na marketing, COGS, množstvo a druh predaného tovaru podľa krajín v reálnom čase.
V jednom konkrétnom prípade sa klient vďaka jednoduchému dashboardu okamžite dozvedel, že jeho zahraničné predaje sú dlhodobo stratové – nie preto, že by predával príliš lacno, ale kvôli nevýhodnému menovému kurzu, ktorý sa mu pri fakturácii strácal z dohľadu. Vďaka tejto informácii upravil cenovú politiku a zvýšil maržu na vybraných produktoch, bez potreby navyšovať objem predaja. To je sila okamžitého reportingu.
Ako funguje účtovníctvo pre e-shopy v TPA
TPA prepája účtovný systém (ABRA Flexi) nielen s e-shopom, ale aj s dopravcami, bankami a marketplaces. Prijaté faktúry spracúvajú automaticky pomocou nástrojov ako Doklado alebo Digitoo a doklady sa párujú s platbami s minimom ručného zásahu.
Klienti tak majú k dispozícii interaktívny reporting odrážajúci realitu, ktorý kombinuje účtovné dáta s ďalšími zdrojmi (napr. marketing alebo doprava). Všetky riešenia sú cloudové, takže prístup k nim je kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
- Automatické načítanie prijatých faktúr (Doklado/Digitoo).
- Priame prepojenie s dopravcami a bankami, párovanie platieb.
- Cloudové riešenie, prístup odkiaľkoľvek.
- Interaktívny reporting prepájajúci účtovníctvo, marketing a dopravu.
Ak si to predstavím ako e-shopár, prečo by som mal spolupracovať práve s vami?
Účtovníctvo pre nás nie je len o splnení zákonných povinností. Vnímame ho ako zrkadlo ekonomického života firmy. Každý doklad, každá transakcia a každé rozhodnutie sa v ňom odráža – a preto by malo byť hlavným zdrojom pravdy o tom, ako sa e-shopu darí.
Kvalitne vedené účtovníctvo vám poskytne jasné a spoľahlivé dáta pre rozhodovanie. Pomôže vám zistiť, ktoré časti biznisu sú ziskové, kde vznikajú zbytočné náklady a aké sú skutočné finančné toky. Ak máte správne nastavený reporting a prepojené systémy, orientujete sa v číslach v reálnom čase – bez čakania na uzávierku.
Zverenie účtovníctva odborníkom vám dáva istotu, že všetky údaje sú spracované presne, načas a v súlade s legislatívou. Zároveň vám to uvoľní ruky od operatívy, aby ste sa mohli venovať tomu, čo vašu firmu posúva vpred – stratégii, obchodu a inováciám.