Správa e-shopu je teraz ľahšia: Spravujte všetko jednoducho v Exceli

E-shop: Správa e-shopu nebola nikdy ľahšia a rýchlejšia

Správa e-shopu ešte nikdy nebola taká jednoduchá ako s novou funkciou, ktorú sme pre e-shop FastCentrik vyvinuli. Reagujeme tak na početné naliehavé prosby našich klientov - prevádzkovateľov e-shopov - aby sme im poskytli nástroj, ktorý správu e-shopu urýchli. Namiesto zdĺhavého vyplňovania údajov v administrácii teraz všetko upravíte na jednom prehľadnom mieste a potom jednoducho dáta prenesiete na e-shop. .

Doterajšia možnosť importu dát je povýšená na transport a dáta je možné teraz z e-shopu exportovať i na e-shop importovať.

Na prvý pohľad sa vám všetko možno bude javiť ako komplikovaná operácia, ale nenechajte sa odradiť, je to iba zdanie, všetko je úplne jednoduché.

Novú funkciu "Prenos dát MS Excel" zvládne používať bez problémov každý
užívateľ PC.

Uľahčenie správy e- shopu pre nových aj súčasných prevádzkovateľov

Nový modul e-shop systému FastCentrik „Prenos dát MS Excel“ môžu využiť ako noví klienti, ktorí svoj e-shop iba začínajú plniť dátami (kategórie, tovar, ceny a i.), tak aj tí, ktorí už e-shop nejaký čas prevádzkujú a menia len niektoré údaje (najčastejšie ceny) a pfidávajú nový tovar.

Časová náročnosť správy e-shopu sa znižuje

Každý prevádzkovateľ e-shopu dôverne pozná ťažké okamihy náročné na trpezlivosť, ktoré je nutné stráviť vyplňovaním všetkých parametrov tovaru. Je potrebné zadať všetky potrebné údaje na mnohých kartách, záložkách a moduloch administrácie e-shopu a každý produkt tak zhltne desiatky minút, kým ho môžete ponúknuť na predaj.

Táto činnosť, ktorá môže byť pre niekoho úmorná a je náročná na pozornosť, pretože každučkú chybu zaplatíte finančnou stratou, končí! Vďaka novej funkcii "Prenos dát MS Excel" si všetky dáta najprv pripravíte v prehľadnej tabuľke - v Exceli a potom jednoducho importujete do e-shopu. Plnenie e-shopu i jeho správa sa tak radikálne urýchli a zjednoduší.

Čítajte starostlivo predídete tak nechcenému zmazaniu dát

Prinášame návod, ako môžete s novou funkciou e-shop systému FastCentrik "Prenos dát MS Excel" pracovať. V tomto článku sa zameriame na to, ako systém funguje a akým spôsobom ho môžete čo najefektívnejšie využívať. Článok vysvetľuje, za akých podmienok sa dajú dáta exportovať a ako s nimi ďalej pracovať, aby ste dosiahli želateľné zmeny.

Sofistikovaná funkcia "Prenos dát MS Excel" bude vaším obľúbeným pomocníkom za predpokladu, že s ňou budete operovať správne. Nevhodný postup môže naopak spôsobiť fatálne chyby či dokonca zmazanie dát z e-shopu. Preto vám odporúčame, aby ste si návod pozorne a celý prečítali, než začnete "Prenos dát MS Excel" využívať. Keď sa ale s postupom pre transport dát zoznámite a budete ho používať podľa návodu, oceníte, ako veľmi vám prácu uľahčí. 

Prenos dát MS Excel - nová funkcia e-shop systému FastCentrik uľahčí správu e-shopu

Kde nájdete modul „Prenos dát MS Excel“ v e-shop administrácii?

Prihláste sa do administrácie e-shopu. Upozornenie: Ak sa do systému nehlásíte ako administrátor, musí vám táto osoba k modulu prideliť patričné práva, aby ste ho mohli využívať.

V záložke "Obsahová časť" kliknite na položku "Prenos dát MS Excel" a vyberte, či budete dáta exportovať alebo importovať.

Dáta pre e-shop možno exportovať aj importovať ako excelovské súbory

Import dát

Informácie o importe dát nájdete v našom staršom článku Univerzálny import dát z prostredia Excel, kde nájdete tiež vzorové excelovské súbory. Tie je výhodné použiť, keď si ešte len pripravujete dáta (napríklad keď na e-shope pracuje grafické štúdio) a chcete teda obchod prvýkrát naplniť.

Export dát

Z e-shopu možno z administrácie exportovať nasledujúce údaje, ktoré potom v prehľadnej tabuľke upravíte a potom importujete na e-shop:

1. Alternatívny tovar
2. Cenníky
3. Ceny
4. Doplňujúce obrázky
5. E-maily
6. Kategórie
7. Merné jednotky
8. Objednávky
9. Parametre
10. Rozšírenie feedu (Zbozi.cz)
11. Skladová dostupnosť
12. Zľava na výrobcu
13. Súvisiaci tovar
14. Zákazníci
15. Tovar
16. Zaradenie tovaru do kategórií

POZNÁMKA: Dáta, ktoré si touto cestou z e-shopu do excelu vyexportujete, možno potom otvoriť len v programe MS Excel 2007 alebo 2010.

Interný kód - atribút mimoriadneho významu

V niektorých súboroch narazíte na interný kód. Poznajú ho hlavne tí, ktorí používajú ekonomický systém. Tento kód je veľmi dôležitý, pretože pomocou neho sa párujú jednotlivé položky, napríklad cena k tovaru. Z bezpečnostných dôvodov nie je tento kód v administrácii editovateľný, aby sa predišlo nechcenému prepisu a zlému párovaniu súvisiacich položiek. Bez interných kódov nie je možné novú funkciu prenosov dát z Excelu využívať; pre avizované uľahčenie správy e-shopu sú teda interné kódy potrebné.

Zásadné otázky a odpovede k funkcii
"Prenos dát MS Excel" pre e-shop

• Čo robiť keď začínam s plnením e-shopu?

V takomto prípade pre vás máme pripravenú voľbu zapnúť si v administrácii svojho e-shopu automatickú generáciu interných kódov.
Voľbu nájdete tu:
"Administrácia> Nastavenie systému> Nastavenia modulov> Automaticky generovať interný kód".
Pri vkladaní nových položiek do e-shopu sa tak budú k záznamom generovať tiež potrebné interné kódy.

Odporúčame vám stiahnuť si z webu pripravené excelovské šablóny, a na malej vzorke dát si transporty vyskúšať.

Automaticky generovať interný kód

• Čo robiť, keď mám už naplnený e-shop, ale nemám v databáze interný kód?

V takom prípade stačí založiť požiadavku do HelpDesku s informáciou, aké dáta chcete pripraviť.
Niekto napríklad môže využívať pre exporty/importy všetkých 14 súborov, niekomu stačí pracovať len so základnými údajmi (kategória, tovaru, zaradenie tovaru do kategórií, cenníky a ceny). My pre vás dáta pripravíme, teda automaticky vygenerujeme vnútorné kódy. Táto služba vás nebude nič stáť, je ZADARMO.

Pre takéto prípady nie je voľba "Automaticky generovať interný kód" dostačujúca; manuálna úprava nastavenia je nevyhnutná (kontaktujte HelpDesk). Automatické generovanie interného kódu totiž znamená, že kód bude generovaný pre všetok tovar, ktorý bude editovaný či vkladaný prostredníctvom administrácie e-shopu od okamihu zapnutia tejto voľby. Negeneruje kód pre tovar, ktoré nebolo od zapnutia tejto voľby editované.

Tým, ktorí už e-shop nejakú dobu prevádzkujú a chceli by využívať novú funkciu pre transport dát, odporúčame, aby si nechali cez HelpDesk vygenerovať interné kódy, potom si z e-shopu dáta exportovali, zmenili napr. len jednu položku a vykonali import dát na e-shop. Tak si bez rizika vyskúšajú, ako nová funkcia pracuje a či ju ovládajú správne.

• Prečo je možný export iba tých dát, pri ktorých je vyplnený interný kód?

Ako už bolo povedané, interný kód slúži ako "základná väzba" a unikátny identifikátor, na ktorý sa viažu všetky transportné akcie.
Niekedy sa môže stať, že máte dodávateľa, od ktorého dostávate často aktualizované dáta, napr. hračky Lego. Ale okrem jeho sortimentu ponúkate na svojom e-shope aj ďalší tovar, napríklad vlastné vyrezávané bábiky, ktoré sa nemenia prakticky vôbec.
Ak nemáte nastavenú voľbu "Automaticky generovať interný kód" na "Áno", môžete zvlášť aktualizovať údaje od dodávateľa v excelovskom súbore (Lego), zatiaľ čo vlastný tovar (vyrezávané bábiky) zostane v e-shope nezmenený a tento tovar si editujete zvlášť prostredníctvom administrácie.

• Musím vždy nahrávať všetky dáta?

Áno, importy dát zatiaľ prebiehajú ako tzv. fulltransport. Je teda nevyhnutné udržiavať v excelovských súboroch "aktívnu" množinu dát (t. j. všetky tovary, ktoré chcete mať na e-shope). Je potrebné rozlíšiť tovar, ktorý bol na e-shop vložený prostredníctvom administrácie, od tovaru, ktorý nahráte prostredníctvom funkcie "Prenos dát MS Excel".

V budúcnosti pribudne na FastCentriku možnosť si v administrácii e-shopu zvoliť, či má ísť o úplný transport alebo len transport zmenový. Takéto vylepšenia funkcie "Prenos dát MS Excel" je zatiaľ vo fáze príprav.

• Ako pracovať s napojením na viac zdrojov dát?

Vždy by ste mali pamätať na to, že optimálne je stále udržovať jeden zdroj dát. Teda napríklad vytvoriť jednu sadu súborov (zlúčiť dáta), a tú potom importovať na web. Pri transportoch z viacerých zdrojov hrozia rôzne kolízie, keď napríklad dva výrobky majú rovnaký kód, ale každý inú predajnú cenu. Potom sa môže stať, že budete predávať nejaký tovar s veľkou stratou. Z toho dôvodu nie je nová funkcia transportov dát použiteľná univerzálne pre všetky typy e-shopov; napríklad pri pravidelných importoch dát od dodávateľov by importy cez Excel neboli efektívnym nástrojom riadenia obchodu.

Prehľad, kedy možno transport dát využiť, nájdete v tabuľke nižšie, rovnako ako zoznam prípadov, keď transporty neodporúčame:

OPIS VŠETKÝCH SÚBOROV A VÝZNAM NIEKTORÝCH DÔLEŽITÝCH STĹPCOV

1. KATEGÓRIE

Pre export a import kategórií platia tieto pravidlá:

• Exportujú sa kategórie, ktoré majú vyplnený interný kód.
• Exportujú sa kategórie, ktoré sú povolené (nie je zaškrtnutý checkbox "Nezobrazovať kategóriu" na karte kategórie).
• Ak exportujete podkategórie, platia vyššie uvedené podmienky aj pre "rodičov" (nadradené kategórie).
• Pri importe je nutné vyplniť stĺpček "sIdKategória".
• Ak nie sú pri importe vyplnená dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastaví na 0, čo znamená, že bude kategória viditeľná. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa kategória prestane na e-shope zobrazovať (nedôjde ale k jej zmazaniu).
• Rovnaký účinok dosiahnete i v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že celý riadok týkajúci sa kategórie v Exceli zmažete.
  

2. TOVAR

Pre export a import produktov platia tieto pravidlá:

• Exportuje sa tovar, ktorý má vyplnený interný kód.
• Exportuje sa tovar, ktorý je povolený (nie je zaškrtnutý príznak "Vystrihnúť" na karte produktu).
• Pri importe je nutné vyplniť stĺpček "sIdTovar".
• Ak nie sú pri importe vyplnená dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0, čo znamená, že tovar bude viditeľný. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnpť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa tovar prestane na e-shope zobrazovať (nedôjde ale k jeho zmazaniu).
• Rovnaký účinok dosiahnete i v prípade (ak nejde o tzv. fulltransport), že celý riadok týkajúci sa tovaru v Exceli zmažete.
  

3. ZARADENIE TOVARU DO KATEGÓRIE

Pre zaradenie produktov do kategórií platia tieto pravidlá:

• Exportuje sa tovar, ktorý má vyplnený vnútorný kód, je zaradený do kategórie, ktorá má tiež vyplnený interný kód (a to aj u "rodiča", t. j. nadradenej kategórie).
• Ako tovar, tak kategória musí byť viditeľná (nezačiarknuté príznaky "Vystrihnúť" resp. "Nezobrazovať kategóriu").
• Pri importe je nutné vyplniť stĺpčeky "sIdTovar" pri tovare a "sIdKagória" pri k kategóriách.
• Ak nie sú pri importe vyplnené dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa tovar vyradí z kategórie.
• Tovar sa vyradí z kategórie aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.
  

4. MERNÉ JEDNOTKY

Pre merné jednotky platia tieto pravidlá:

• Exportujú sa merné jednotky tovaru, ktorý má vyplnený interný kód.
• Exportujú sa merné jednotky tovaru, ktorý je zapnutý.
• Merná jednotka sa zmaže v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

5. CENNÍKY

Pre prácu s cenníkmi platia nasledovné pravidlá:

• Exportujú sa cenníky, ktoré majú vyplnený interný kód.
• Exportujú sa cenníky, ktoré sú zapnuté (nie sú blokované - príznak "blok" alebo podľa dát už vypršala ich exspirácia).
• Pri importe musí byť uvedené "sIdCenníka".
• Ak nie sú pri importe vyplnené dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa cenník zablokuje (vypne).
• Cenník sa vyradí aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.
• Základný cenník nemožno za žiadnych okolností vypnúť.

6. CENY

Pre prácu s cenami platia tieto pravidlá:

• Exportujú sa ceny tovarov, ktoré majú interný kód (sIdTovar).
• Exportujú sa ceny tovarov z cenníkov, ktoré majú vyplnený interný kód.
• Exportujú sa ceny tovarov, ktoré je povolené.
• Exportujú sa ceny tovarov z cenníkov, ktoré sú povolené.
• Exportujú sa len nenulové ceny tovaru (cena vyššia ako nula).
• Ak nie sú pri importe vyplnená dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa cena vymaže.
• Cena sa zmaže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

7. ALTERNATÍVNY TOVAR

Pre import a export alternatívneho tovaru platia tieto pravidlá:

• Exportuje sa tovar, ktorý má vyplnený interný kód (platí ako pre hlavné tovary tak aj pre alternatívne).
• Exportuje sa tovar, ktorý je povolený.
• Ak nie sú pri importe vyplnené dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa alternatívny tovar vymaže.
• Tovar sa vymaže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.
  

8. SOUVISIACI TOVAR

Pre import a export súvisiaceho tovaru platia tieto pravidlá:

• Exportuje sa tovar, ktorý má vyplnený interný kód (platí ako pre hlavné tovary tak aj pre súvisiace).
• Exportuje sa tovar, ktorý je povolený.
• Ak nie sú pri importe vyplnené dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa alternatívny tovar vymaže.
• Tovar sa vymaže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

9. PARAMETRE

Pre import a export parametrov platia nasledujúce pravidlá:

• Exportujú sa parametre v prípade, že má tovar vyplnený interný kód.
• Exportujú sa len parametre na tovar, ktorý je povolený.
• Ak nie sú pri importe vyplnené dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa parameter vymaže.
• Parameter sa vymaže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

10. DOPLŇUJÚCE OBRÁZKY

Pre import a export doplňujúcich obrázkov platia nasledujúce pravidlá:

• Exportujú sa obrázky v prípade, že má tovar vyplnený interný kód.
• Exportujú sa obrázky, ktoré majú vyplnený svoj interný kód.
• Ak nie sú pri importe vyplnené dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa parameter vymaže.
• Obrázok sa vymaže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

11. ZĽAVY NA VÝROBCU

Pre import a export zliav na výrobcu platia tieto pravidlá:

• Exportujú sa iba výrobcovia, ktorí majú vyplnený interný kód.
• Exportujú sa výrobcovia, ktorí majú zľavu väčšiu ako nula a zároveň majú maximálnu zľavu väčšiu ako nula.
• Výrobca sa vypne v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.
• Výrobca sa vypne, ak má vyplnený interný kód.

12. SKLADOVÁ DOSTUPNOSŤ

Pre import a export skladovej dostupnosti platia nasledujúce pravidlá:

• Exportujú sa dostupnosti pri tovare, ktorý má vyplnený interný kód (sIdTovar).
• Exportujú sa dostupnosti pri tovare, ktorý je zapnutý.
• Ak nie sú pri importe vyplnená dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa skladová dostupnosť vymaže.
• Tovar sa zakáže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

13. ROZŠÍRENIE FEEDU PRE VYHĽADÁVAČE

Pre import a export rozšírenia feedov platia nasledujúce pravidlá:

• Exportujú sa záznamy tovaru, ktorý má vyplnený interný kód (sIdTovar).
• Exportujú sa záznamy pri tovare, ktorý je zapnutý.
• Ak nie sú pri importe vyplnená dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa záznam vymaže.
• Záznam sa vymaže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

14. REGISTROVANIE K ODBERU NOVINIEK

Pre import a export e-mailových adries registrovaných k odberu platia nasledujúce pravidlá:

• Exportujú sa e-mailové adresy všetkých zaregistrovaných.
• Ak nie sú pri importe vyplnená dáta v stĺpci "bVypnúť", automaticky sa pri transporte nastavia na 0. Nemusíte teda túto položku vyplňovať.
• Ak stĺpec "bVypnúť" nastavíte na hodnotu 1, potom sa záznam vymaže.
• Adresa sa vymaže aj v prípade (ak ide o tzv. fulltransport), že záznam (celý riadok) odstránite z Excelu.

 Import dát na e-shop krok za krokom

1. krok: Zvolíte "Import dát z Excelu"

 
Zvolíte "Import dát z Excelu"

2. krok: Označenie súborov pre import (súbory boli nahrané cez FTP na server)

Označenie súborov pre import (súbory boli nahrané cez FTP na server); kliknite na obrázok pre zväčšenie náhľadu

3. krok: Validácia dát prebehla v poriadku

Validácia dát prebehla v poriadku

4. krok: Začatie importu

Začatie importu dát na e-shop

5. krok: Úspešný import dát na e-shop z prehľadnej excelovskej tabuľky: Uľahčí vám prácu a uľahčí správu e-shopu

Úspešný import dát na e-shop z prehľadnej excelovskej tabuľky

V prípade, že budete potrebovať pomôcť alebo poradiť s novou funkciou exportu dát z e-shopu a importu dát na e-shop, obráťte sa na pracovníkov podpory FastCentrik.

tlačiť stránkuodoslať na e-mailObjednať E-shop